SmarTalk F3000傳真服務器系統(tǒng)
一、 系統(tǒng)概述
1．1 系統(tǒng)簡介
傳真作為一種能同時傳送圖像、文字的通信手段，已被廣泛地應用，傳真機以其設備簡單，操作方便，通信快捷等特點深受人們歡迎。
但是，隨著社會的發(fā)展，使用傳真機也出現(xiàn)了種種不便，例如：
正是基于以上的考慮，我們在深入了解用戶需求，借鑒了傳真服務器的一些概念，并參考國外同類的優(yōu)質產品的基礎上，開發(fā)了SmarTalka F3000 傳真處理中心系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含了傳真回復、傳真接收、傳真發(fā)送、傳真廣播、傳真服務器、語音信箱、語音布告等多項功能，為貴單位傳真自動處理提供了最佳解決方案，為您展示了電腦與傳真相結合所創(chuàng)造的奇妙世界。
基本功能（Basic Function）： ( √ 基本項 v 可選項 )
√ SmarTalk V3000自動總機/語音信箱所有的功能
√ 傳真回復(即時索取傳真,授權索取傳真)
√ 傳真接收(傳真信箱接收,Email通知)
√ 傳真發(fā)送(即時發(fā)送,定時發(fā)送)
v 傳真服務器(Option)
√ 提供文本文件、WORD文件、PCX 文件、TIF文件的轉換工具
√ 提供錄放音工具，用戶可重新錄制所有系統(tǒng)提示語
1．2 功能介紹
本系統(tǒng)是基于WINDOWS NT 服務器的傳真處理中心系統(tǒng)，系統(tǒng)以傳真服務器為中心，支持網絡傳真功能，利用Email服務器管理系統(tǒng)，每個業(yè)務座席可以使用Outlook Express方便地收發(fā)傳真，就象平時收發(fā)Email一樣方便、靈活。利用TCP/IP協(xié)議，每個業(yè)務座席可以使用Fclient程序，管理、收發(fā)傳真。往來收發(fā)的傳真可以存儲在個人的電腦上，也可以存儲在服務器分配給您的空間中，重要的文件可以打印存檔保存，普通的文檔可以利用存儲、查詢、查看。
系統(tǒng)提供的自動總機、語音信箱、語音布告功能，相當于客戶服務中心的ACD和IVR功能，可以引導來話者選定不同的服務，還可以通過按鍵式音頻電話聽取感興趣的語音資訊；傳真回復不僅提供了方便使用者的語音提示、語音確認信息及對誤操作的處理，同時提供強大的工具程序來方便系統(tǒng)管理員對文件進行管理、轉換。從系統(tǒng)索取傳真時，資料索取者可以通過按鍵式音頻電話或傳真電話在語音指導下方便地使用；傳真接收功能提供了個人和公共的傳真信箱，發(fā)送者可以根據(jù)需要給不同的人發(fā)送傳真，而每個傳真信箱主人只能查看屬于自己的和公共的傳真，確保個人的隱私；傳真發(fā)送功能提供傳真信箱用戶可以即時發(fā)送傳真，也可以定時發(fā)送傳真，用戶可以隨時查詢發(fā)送結果。系統(tǒng)的詳細功能描述如下：
對于一些外企單位，由于時差不同給工作帶來諸多不便，而語音信箱正是解決這一問題的最佳方式。語音信箱相當一部高度智能的留言電話，每一信箱主人皆擁有一個信箱號碼。來話方可將口訊留在此信箱中。信箱主人可以遠程控制，如聽取留言，修改密碼，改變問候語，另外還具有追蹤功能，一旦有客人留言，立即自動撥叫追蹤電話或呼叫BP機，使留言及時通知主人。
本系統(tǒng)可設置語音信箱，每個信箱最多可存儲20條留言，信箱主人可隨時聽取留言并可隨時修改密碼，管理員可根據(jù)需求開關信箱，或為信箱主人查詢密碼。語音信箱的功能很多，例如：可作為社會承諾的窗口，提供投訴信箱；可為各個部門設置信箱，方便用戶留言，提出自己的需求及建議，便于管理者掌握市場；可設立多個私人信箱，保證信息不致丟失。
用戶通過語音提示，利用傳真機或電話索取所需的書面?zhèn)髡尜Y料。例如：公司提供可供客戶索取產品目錄及報價單；電視臺提供觀眾索取節(jié)目表；廠家提供代理商新產品發(fā)布及代理價格變更。政府機關提供公眾政策法規(guī)，申辦手續(xù)等。
以前利用傳真機發(fā)送資料的方法是：聽取客戶需求 -> 選取所需資料 -> 撥通客戶傳真電話 -> 發(fā)送傳真資料。
這種方法需要專人負責，辦公效率低。有了傳真資料自動回復系統(tǒng)，無需專人看管，資料索取者只要撥通系統(tǒng)電話，無需人工幫助，在清晰、友好的系統(tǒng)提示語指導下，通過電話直接或間接的獲得所需的資料。
1．即時索取傳真
資料索取者須使用傳真機并通過系統(tǒng)語音的提示輸入所需的資料代碼，并按下傳真機的開始 （START）鍵，啟動傳真機，傳真可以即刻發(fā)送。
2．授權索取傳真
對于一些加密文檔，只有授權用戶（比如：代理、分銷商、分公司、會員等）才有權索取，這時 資料索取者通過系統(tǒng)語音的提示輸入自己的帳號及密碼，系統(tǒng)驗證賬號密碼合法，才可以索取。對于
以上兩種索取方式，用戶可以先索取傳真回復目錄表，一次可以索取一份資料，也可以一次索取多份 資料。
傳真廣播（FAX Broadcast）
我們經常會遇到這樣一些問題，很多時候需要給多個用戶發(fā)送同樣一批傳真文件，例如：傳真廣告函，邀請函等，此時就需要設置專人依次撥打電話逐一發(fā)送傳真，本系統(tǒng)特為此開發(fā)了批量傳真管理程序，管理員只需選擇好要發(fā)送的傳真用戶，或傳真用戶組，并設置好要發(fā)送的傳真文件，按下發(fā)送鍵，即可自動發(fā)送，系統(tǒng)會自動返回發(fā)送成功及失敗的記錄，便于管理者及時處理補發(fā)。
傳真接收（FAX Receive Store）
本系統(tǒng)可隨時接收傳真文件，所接收到的傳真自動存儲在相應目錄中，并能獲取傳真發(fā)送方的傳真機號碼，接收結束后自動存入相應目錄中。管理者可依據(jù)日期及時間查看所接收的傳真內容，并根據(jù)傳真內容的不同作相應的轉發(fā)，或將無用的傳真刪除。接收到的傳真可以轉存到傳真回復或傳真廣播庫中再次發(fā)送。每一步操作均有明確的提示，要求用戶確認存盤，保證操作嚴謹無誤。
傳真接收分為個人傳真信箱和公共的傳真信箱，如果系統(tǒng)收到的是個人傳真，系統(tǒng)將通過利用TCP/IP協(xié)議，向對應的業(yè)務座席發(fā)送通知消息，業(yè)務座席可以使用Fclient程序，管理、收發(fā)傳真。同時系統(tǒng)將傳真文件通過Email服務器發(fā)到傳真信箱主人的Email信箱中，信箱主人可以使用Outlook Express方便地收發(fā)傳真。如果系統(tǒng)收到的是公共傳真，系統(tǒng)將通過利用TCP/IP協(xié)議，向所有的業(yè)務座席發(fā)送通知消息，同時系統(tǒng)將傳真文件通過Email服務器發(fā)到所有人的Email信箱中。
傳真服務器（FAX Server）
系統(tǒng)可以提供在公司內部的局域網中，各工作站可將需要發(fā)送的傳真文件直接傳送到傳真服務器，由傳真服務器統(tǒng)一發(fā)送傳真文件；
當系統(tǒng)接收到傳真文件時，可根據(jù)目的號碼向工作站發(fā)送消息，提示某人有新的傳真，員工可在自己的計算機上方便地查看。
語音布告欄（Audiotext）
語音布告欄可以作為企業(yè)對外宣傳的一個窗口，是樹立企業(yè)形象，推銷企業(yè)產品的最有效的途徑。語音布告欄服務允許將事前預錄的訊息存入系統(tǒng)，使用者可依照系統(tǒng)提示獲取所需的資訊。這些資訊可以是：公司介紹，客戶產品介紹，產品價格表、天氣預報、報時、股市行情、列車時刻表等。 語音布告欄的級數(shù)可以由管理員通過系統(tǒng)參數(shù)進行設定。
語音文件錄制工具（Voice Edit Tool）
本系統(tǒng)提供給管理員功能完善的語音文件錄音工具，友好的交互界面及清晰的樹型結構管理方式，為管理員錄制語音文件提供了極大的方便。
二、系統(tǒng)功能介紹
SmarTalk F3000 傳真服務器系統(tǒng)除了具備V3000的所有的功能外，包含了傳真回復、傳真接收、傳真發(fā)送、傳真廣播、傳真服務器、語音信箱、語音布告等多項功能，可擔負企業(yè)的呼叫中心的任務，為貴單位傳真自動處理提供了最佳解決方案。
傳真服務器是一項綜合服務，當有用戶撥入電話，系統(tǒng)會提示公司問候語，選擇的服務包含了自動總機、語音信箱、傳真服務。
例如： 工作時間問候語（PTDAY.VOC）可錄為：
"Thank you for calling SIEMENS, Please dial extention number directly, Or press zero for operator, for Fax service press '4'；for English service press '#'
你好，西門子公司，請直撥分機號，查號請撥0，傳真服務請按4。" 下班時間及節(jié)假日的問候語請參考"SmarTalk V3000 自動總機、語音信箱手冊"。
上例中按'4'進入傳真服務，下面將詳細介紹傳真服務器各部分功能模塊：
3．1 傳真服務 (Fax Service)
傳真服務包含接收傳真和傳真回復。
一旦某個端口設置為傳真服務(FAXSVR)，當有用戶撥入電話，系統(tǒng)會提示公司問候語，選擇的服務包含收傳真和傳真回復。例如：
PTFAX.VOC "歡迎您致電西門子公司.
" .\VOCFDM\VFGT.VOC "發(fā)送傳真按1，索取傳真資料按2，退出請按9."
其中PTFAX.VOC存在當前工作路徑，如果存在，則播放公司問候語，接著播放下一句語音提示；如果該文件不存在，則系統(tǒng)直接播放VFGT.VOC的內容，用戶可根據(jù)實際需求而定。
傳真服務操作流程：
說明：
1 主呼人聽到公司的提示語后，按1進入發(fā)送傳真服務，按2進入傳真接收服務，退出按9。
2 發(fā)送傳真分為發(fā)送給個人信箱和發(fā)送到公共信箱。
3 按1之后，轉發(fā)送傳真，詳細流程參見《3.2傳真接收》。
4 按2之后，轉傳真回復，詳細流程參見《3.3傳真回復》。
3．2 傳真接收 (Fax Receive)
系統(tǒng)可以接收處理主呼人發(fā)送給個人信箱和發(fā)送到公共信箱的傳真。一旦某個端口設置為傳真接收服務(FAXRECV)，當有用戶撥入電話，系統(tǒng)會提示輸入傳真信箱號碼,或按*發(fā)送到公共信箱。本模塊也可由傳真服務->按1發(fā)送傳真轉入。
傳真接收操作流程:
說明：
⑴ 主呼人聽到公司的提示語后，按1進入發(fā)送傳真服務，按2進入傳真接收服務，退出按9。
⑵ 發(fā)送傳真分為發(fā)送給個人信箱和發(fā)送到公共信箱，
3．3 傳真回復 (Fax Demand)
傳真回復分為：即時索取傳真和授權索取傳真。一旦某個端口設置為傳真回復服務(FDM)，當有用戶撥入電話，系統(tǒng)會提示輸入傳真資料代碼，或按*號索取傳真資料目錄,按#索取加密文檔。本模塊也可由傳真服務->按2傳真回復轉入。
傳真回復操作流程
3．4 發(fā)送傳真 (Fax Send)
傳真發(fā)送功能是服務器后臺操作的，系統(tǒng)定時檢查傳真發(fā)送庫，一旦有符合條件的記錄，自動選擇空閑端口，按設定的傳真號碼撥號，檢查被叫方的狀態(tài)，若對方有傳真機應答，則開始發(fā)送傳真；若對方忙、或無人接，系統(tǒng)稍后會再次試撥。若超過設定次數(shù)仍未發(fā)送成功，系統(tǒng)會通知發(fā)送人作其它處理。
傳真發(fā)送操作流程
