于遂君 2008/06/20

筆者簡介

　　筆者從事呼叫中心行業(yè)工作超過10年，熟知呼叫中心各項流程和標準，了解呼叫中心運營的各個環(huán)節(jié)，曾參與中國電信某省會城市10000號系統(tǒng)的建設，擅長于質(zhì)量管控、實時管理、運營分析、績效管理，對于如何建立一個高績效的呼叫中心深有體會，并擁有豐富的實踐經(jīng)驗�，F(xiàn)在一個國家級的外包呼叫中心（下文簡稱NCC）負責運營分析工作，這是中國首開先河的重點試點項目。

　　NCC是呼入呼出雙向型的客戶關系中心，服務貫穿于售前、售中、售后各個環(huán)節(jié)，下面是半年多來NCC的月人工通話均長（下文簡稱ATT）變化圖（圖1）：


　　從上圖可見：NCC的ATT自07年11月至08年5月，以今年3月為拐點，呈現(xiàn)先降后升，兩種截然不同的走勢，不能簡單歸結為新人上線，事實上NCC從2007年7月開臺以來每個月都有一批新人上線。那么3月份后的上升走勢是否合理？導致上升的主因是什么？如何調(diào)控？

　　下面將分析話務壓力、腳本話術、業(yè)務熟練度、業(yè)務周期與流程、話務構成等因素對ATT的影響，并提出控制對策。

一、話務壓力對ATT的影響

請先看月度ATT和人工話務量的關聯(lián)圖：（圖2）


　　月度人工話務量沒有考慮到長短月、長假期（如2月與5月）的影響，條件不對等影響兩者的環(huán)比關聯(lián)效果，讓我們?nèi)≡露鹊娜掌骄�人工話務量來對ATT進行關聯(lián)。

請再看月度ATT和日平均人工話務量的關聯(lián)圖：（圖3）


　　由于月度的日平均人工話務量沒有考慮到排班人數(shù)的影響，條件不對等影響兩者的環(huán)比關聯(lián)效果，讓我們引入“日人均話務壓力”的概念——一個Agent上一個7.5小時的標準班次要承接的日人均話務量，來對ATT進行關聯(lián)。

請進一步看月度ATT和日人均話務壓力的關聯(lián)圖：（圖4）


　　水落石出！我想大家已經(jīng)非常直觀的明了話務壓力對ATT的影響了：在某一定范圍內(nèi)，ATT隨日人均話務壓力呈近似反比例變化，即日人均話務壓力越大，ATT越短。3月的日人均話務壓力最大，另外前臺還實施了“簡單話術”應答，事后專人呼出的對策，所以ATT在歷月中最短。

　　隨著日人均話務壓力的增大或減小，ATT會否一直隨著縮小或增大呢？量變的范圍是什么才健康呢？如何控制這個范圍呢？這是問題的關鍵。為了進一步直觀地說明問題，讓我們把日人均話務壓力升序排列，并按比例調(diào)整作為橫坐標，以ATT為縱坐標作散點關聯(lián)圖：（圖5）


從上圖可見：

1. 人均話務壓力在80~120區(qū)間，ATT在215～190呈線性下降；


2. 人均話務壓力在80以下，ATT并沒有依線性進一步增大，而是從215秒“扭頭”下降，說明ATT受到了某種有效制約；


3. 人均話務壓力在120以上，ATT也沒有依線性明顯縮小，而是在190秒處于一種平緩趨勢；

　　事實上，接通話務量×ATT＝通話強度，它雖因人而異，但都存在一個生理極限現(xiàn)象。現(xiàn)場主管通過實時監(jiān)控將話務壓力傳遞給Agent，會使Agent的情緒發(fā)生變化，進而有意識地調(diào)整語速、動作頻率，但調(diào)整幅度會受到生理極限的制約。當通話強度逼近Agent的生理極限時，Agent就會出現(xiàn)情緒急躁甚至失控，質(zhì)量下滑，出現(xiàn)諸如語速過快、服務用語缺失、查詢錯誤、解答不完整等現(xiàn)象，給客戶帶來并不愉悅的服務體驗。所以，現(xiàn)場主管在及時向Agent傳遞話務壓力的同時需要察覺和照顧對方情緒。

　　所以，在其它影響因素穩(wěn)定的情況下，當人均話務壓力小于80或大于120的時候，ATT應該保持在這兩個壓力點對應的時長附近（即190～215秒，如A1和B1線走勢）我們暫且認為這是合理的波動范圍；若出現(xiàn)A2線走勢，浪費的必然是人員效率；若出現(xiàn)B2線走勢，犧牲的必然是服務質(zhì)量。

　　為了進一步說明問題，我們將ATT分別和工時利用率和質(zhì)量評分繪制關聯(lián)圖；

　　4、AB點間對應的工時利用率范圍是70～85%，COPC高績效標準范圍74~88%（不同行業(yè)性質(zhì)的呼叫中心有所不同）。當ATT大于215秒時，平均工時利用率低于70%，是企業(yè)不能接受的人力浪費，這是典型的人浮于事的現(xiàn)象，運營者應該想法提高人員利用率，如進行專題培訓，開展增值服務，主動向客戶攬活。當ATT小于190秒時，工時利用率向85%逼近，運營者應該考慮分流話務，增加人力。 (如下圖6)

　　5、AB點間對應的質(zhì)量評分范圍是82～79分。當ATT小于190秒時，質(zhì)量評分有加劇下降的趨勢，包括軟技巧欠缺、解答不完整、查詢錯誤等現(xiàn)象。當ATT大于215秒時，質(zhì)量評分不再明顯上升，排除疑難個案，還需懷疑是否存在業(yè)務流程出現(xiàn)問題或Agent通話控制能力不足。(如下圖7)



綜合1~5點，小結如下：

• 整體呼入話務的ATT合理波動范圍是190～215秒；若低于190秒，將出現(xiàn)客戶不能忍受的質(zhì)量受損；若高于215秒，意味著出現(xiàn)企業(yè)不能忍受的人力浪費；


• 除來電核查隊列外的Inbound對應的ATT合理波動范圍是：195～230秒；


• 來電核查隊列對應的ATT范圍：110~135秒；2008年2~5月呼出SP-care的ATT范圍100~128秒（專職呼出，且對象類型有所不同，操作界面簡單），客戶對此評價：語速快，核查味重于關懷味；一方面說明腳本與話術有改善的地方，另一方面意味著若再通過KPI壓縮來電核查隊列的ATT是不明智的；


• 在人均話務壓力不大的情況下，沒有必要讓Agent用一種“救火”的心情接電話，換用一種“喝咖啡”的心情，更能營造愉悅的溝通氛圍，有利于建立良好的客戶溝通關系。所以只要服務水平和質(zhì)量能滿足客戶要求，ATT在一定范圍內(nèi)的這種虛高也是合理的、有益的。


• 我們?yōu)榇四Ｐ凸诿麨椤霸拕諌毫δＰ汀保�它既可作為評估工具，評估ATT是否在合理波動范圍內(nèi)，也可作為測算工具，參考應用于人員排班和招聘測算中，運營者可以權衡需要，在效率和質(zhì)量所對應的話務壓力點間取一個值，作為排班或招聘人員的依據(jù)。如AVON的日人均話務壓力點適宜取105。

　　ATT=(3600*81％)/(105/7.5)=2916/14=208秒
　　ATT=(3600*85％)/(120/7.5)=3060/16=191秒

　　當前Inbound的平均排班產(chǎn)能約是11.3call/小時，剔除空閑時長后的平均實際產(chǎn)能約是12.8 call/小時，所以若取話務壓力點120，對應產(chǎn)能16是一個當前KPI滿分的“極限值”，會對質(zhì)量造成不良影響。

【控制對策】

　　在綜合支撐能力不變的前提下，我們只需關注各隊列ATT是否在合理的波動范圍，否則就要找出主因進行調(diào)控；若某方面的支撐條件發(fā)生變化，要評估它對ATT的影響度，重新評估相關隊列ATT的合理波動范圍。

【后話】

　　若ATT只受話務壓力影響，兩者關系應出現(xiàn)下圖虛線描述的模型ATT形狀，而事實ATT的波幅相對小很多，說明ATT還受到其它諸多因素的制約，后文再續(xù)。（圖8）

作者供稿 CTI論壇編輯