通常，對(duì)于那些即沒有多少資金、沒有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，也沒有多少技術(shù)和任何信息化應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，又需要信息應(yīng)用來幫助他們走出當(dāng)前困境的中小企業(yè)，我們都是推薦他們使用SAAS(Software-as-a-service軟件即服務(wù))方式的信息化應(yīng)用方案。
這是因?yàn)镾AAS產(chǎn)品是由運(yùn)營(yíng)商通過互聯(lián)網(wǎng)，以服務(wù)的方式向用戶提供的。用戶只需按自己的實(shí)際需求選擇相應(yīng)的SAAS產(chǎn)品，然后按使用的具體時(shí)間和使用數(shù)量支付一定的費(fèi)用，就可以像使用離線軟件一樣使用它們。這樣一來，只需要企業(yè)提供普通的計(jì)算機(jī)，能夠連接上互聯(lián)網(wǎng)，就可以隨時(shí)隨地地使用SAAS產(chǎn)品來完成必要的業(yè)務(wù)處理，從而也就為企業(yè)節(jié)省了大量的購(gòu)買網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、服務(wù)器和應(yīng)用軟件的成本。而且，當(dāng)企業(yè)應(yīng)用SAAS信息化應(yīng)用方式后，所有的后期管理和維護(hù)工作全都由SAAS產(chǎn)品運(yùn)營(yíng)商解決，包括軟件的升級(jí)和故障處理等，也就為企業(yè)節(jié)省了相應(yīng)的信息化應(yīng)用管理和維護(hù)成本。
就比如在前不久，當(dāng)?shù)匾患疑a(chǎn)中低檔白酒的中小企業(yè)，他們的黃廠長(zhǎng)就直接來到我們公司，向我咨詢有什么低成本的方案，可以幫助他們解決目前企業(yè)總部與五個(gè)外地銷售機(jī)構(gòu)完成視頻會(huì)議的需求問題。
開會(huì)挺貴的，上視頻系統(tǒng)好像更貴
在與黃廠長(zhǎng)的交談中，我了解到他所經(jīng)營(yíng)的白酒生產(chǎn)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)危機(jī)發(fā)生之前，就已經(jīng)在本省的5個(gè)主要城市分別設(shè)立了銷售機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)其生產(chǎn)的白酒在本地區(qū)的銷售和客戶開發(fā)。
由此，公司總部為了每月能夠及時(shí)了解到這5個(gè)區(qū)域的客戶開發(fā)、產(chǎn)品銷售情況，以及根據(jù)他們反饋的情況做出下一階段的產(chǎn)品營(yíng)銷計(jì)劃，就需要這5個(gè)外地銷售機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人每月來公司總部開2-3次產(chǎn)品銷售研討會(huì)。將公司分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人聚在一起開會(huì)或分別單獨(dú)來公司開會(huì)的原因，主要這種面對(duì)面的研討方式，能夠幫且公司總部和分支機(jī)構(gòu)更加直觀地做出下一階段產(chǎn)品營(yíng)銷計(jì)劃，也能夠讓每個(gè)分支機(jī)構(gòu)更加容易理解公司總部制定的產(chǎn)品總體銷售計(jì)劃。
這樣一來，這些外地銷售分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，每個(gè)月就需要在公司總部和所在銷售機(jī)構(gòu)之間來回往返4-6次。由于這些分支機(jī)構(gòu)與企業(yè)總部之間的路途都很遠(yuǎn)，雖然每個(gè)分支機(jī)構(gòu)都有專車，但是，每個(gè)月來回往返好幾次，照現(xiàn)在的油價(jià)計(jì)算，5個(gè)分支機(jī)構(gòu)每月來總部開會(huì)，光油費(fèi)就需要支出1-2萬元，再加上在一起開會(huì)討論時(shí)的餐飲、住宿等方面的支出就更加多了。而且，這些分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人一直都不喜歡這種方式，因?yàn)檫@樣在路上花費(fèi)大量時(shí)間不說，還不安全(擔(dān)心出車禍)。
對(duì)于這個(gè)問題，其實(shí)早在2年前就突現(xiàn)出來了，只是那時(shí)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)好，白酒銷售大，企業(yè)資金充足也就沒有太在意。黃廠長(zhǎng)繼續(xù)對(duì)我說。但是，現(xiàn)在不同了，經(jīng)濟(jì)危機(jī)讓消費(fèi)者不敢像以前那樣購(gòu)買白酒了，現(xiàn)在每月每種類別的白酒銷量都比2年前同比下降了差不多30%。企業(yè)也由此需要嚴(yán)格縮減成本，控制每一分錢的支出。但是，這5個(gè)外地銷售機(jī)構(gòu)是不能撤銷的，而且，現(xiàn)在每個(gè)月進(jìn)行銷售計(jì)劃的制定更加需要每個(gè)分支機(jī)構(gòu)反饋的信息，也需要與他們?cè)谝黄鹩懻摬拍茏龀稣_的決定。于是，現(xiàn)在就有一個(gè)迫切需要解決的問題橫在了他的面前，那就是需要找到一個(gè)比現(xiàn)在成本更低、更安全的會(huì)議解決方案。
實(shí)際上，黃廠長(zhǎng)說，在來我這之前，他已經(jīng)向其它機(jī)構(gòu)咨詢過這個(gè)問題，他們都推薦我建立一套自己的視頻會(huì)議系統(tǒng)。但是，自己建立一套遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)，公司總部再加5個(gè)分支機(jī)構(gòu)，剛滿足遠(yuǎn)程視頻會(huì)議所需的硬件和軟件，它們的購(gòu)買成本就得好幾十萬。而且，自己建立視頻會(huì)議的部署很繁雜，在部署完成后，又必需重新招聘相關(guān)的技術(shù)人員來對(duì)視頻會(huì)議設(shè)備進(jìn)行后期管理和維護(hù)，將這些都加起來，其總體擁有成本就非常高了，而這么高的前期和后期投入成本，是當(dāng)前企業(yè)所不能承受的。因此，他必需重新找另一種成本更低、更容易使用的遠(yuǎn)程視頻會(huì)議解決方案，也就想到了向我進(jìn)行咨詢了。
了解SaaS，嘗試SaaS
在仔細(xì)聽完黃廠長(zhǎng)的的敘述后，我心理大致已經(jīng)知道該用什么來解決他現(xiàn)在面臨的這個(gè)問題了。我對(duì)他說，照您現(xiàn)在所面臨的這個(gè)問題，最好的方法，也是成本最低的方法就是使用SaaS方式的視頻會(huì)議模式。
就像我前面所提到的，黃廠長(zhǎng)也對(duì)這個(gè)軟件即服務(wù)的簡(jiǎn)稱不了解。于是，我簡(jiǎn)單地向他介紹什么是SaaS應(yīng)用后，他還是接受了我的建議。但是，他仍然不太相信SAAS方式的視頻會(huì)議真如我說的這么好，并提出先對(duì)這種方式的視頻會(huì)議模式進(jìn)行試用，然后再?zèng)Q定采不采用，同時(shí)還要求我能夠幫他完成這個(gè)SaaS遠(yuǎn)程視頻會(huì)議的應(yīng)用方案。
我很理解黃廠長(zhǎng)對(duì)應(yīng)用SaaS視頻會(huì)議模式的態(tài)度，而且他的這種做法也是我積極推薦的。為了做到萬無一失，在與黃廠長(zhǎng)談完話的當(dāng)天下午，我就親自到了他所經(jīng)營(yíng)的白酒生產(chǎn)廠進(jìn)行實(shí)地調(diào)查。由于黃廠長(zhǎng)有事，所以他安排了一位負(fù)責(zé)銷售的副廠長(zhǎng)和公司唯一的IT技術(shù)員來幫助我完成調(diào)查。
在實(shí)地調(diào)查完成后，我普已經(jīng)知道了他們目前對(duì)視頻會(huì)議的所有要求：視頻會(huì)議中心設(shè)在公司總部，通過一條專線與當(dāng)?shù)仉娦呕ヂ?lián);每個(gè)分支機(jī)構(gòu)不設(shè)單獨(dú)的會(huì)議室，真接在辦公室中進(jìn)行，他們都是以ADSL方式連接互聯(lián)網(wǎng)。并且，他們要求所部署的視頻會(huì)議系統(tǒng)能夠提供流暢的語音、清晰的視頻圖像、豐富的數(shù)據(jù)協(xié)作功能，還能為他們提供電子白板和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)共享等功能。而且，這套視頻會(huì)議系統(tǒng)必需容易使用，以及具有很高的可擴(kuò)展性，以滿足企業(yè)今后其它視頻應(yīng)用的需求。
針對(duì)黃廠長(zhǎng)所在白酒企業(yè)對(duì)視頻會(huì)議的實(shí)際需求，我為他們繪制了如圖1所示的SaaS方式的視頻會(huì)議應(yīng)用框架，并為按我前面所提出的應(yīng)用SAAS的處理流程，為他們制定了一套選擇、試用和采用SaaS方式進(jìn)行遠(yuǎn)程視頻會(huì)議的具體流程。
黃廠長(zhǎng)對(duì)我給出的SaaS視頻會(huì)議方案和部署流程很滿意，并立即按我的要求安排了總部的IT技術(shù)員和每個(gè)分支機(jī)構(gòu)的一名員工，來與我一起完成剩下的SaaS視頻會(huì)議部署過程。
首先，我與白酒廠的參與人員一起，根據(jù)白酒廠對(duì)視頻會(huì)議的具體需求，對(duì)當(dāng)前市面上有關(guān)SaaS視頻會(huì)議的現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的摸查，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在我國(guó)提供SaaS方式視頻會(huì)議的SaaS運(yùn)營(yíng)商還不是很多，其中，V2 Conference視頻會(huì)議系統(tǒng)和紅杉樹是兩家做得比較好的。在對(duì)它們做進(jìn)一步的了解和分析后，最終決定選擇V2 Conference視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行試用，這是因?yàn)樗哪Ｊ胶蛢r(jià)格更適合中小企業(yè)一些。
接下來，就是白酒廠每個(gè)參與部署SaaS視頻會(huì)議的員工，開始對(duì)所選擇的SaaS視頻會(huì)議產(chǎn)品進(jìn)行前期的試用。
試用SaaS方式的視頻會(huì)議的操作非常簡(jiǎn)單，只需要在參與試用的每臺(tái)電腦上接好數(shù)碼攝像頭、耳機(jī)(音箱)和麥克風(fēng)，然后通過IE瀏覽器登錄選擇試用的SaaS視頻會(huì)議所在頁(yè)面，再點(diǎn)擊頁(yè)面中的產(chǎn)品試用，在出現(xiàn)的下一個(gè)頁(yè)面輸入?yún)⑴c產(chǎn)品試用企業(yè)的相關(guān)信息，然后就可以進(jìn)入視頻會(huì)議試用界面。此時(shí)，還需要視頻會(huì)議試用客戶按頁(yè)面提示安裝一個(gè)ActiveX 控件，當(dāng)控件安裝完成后，就會(huì)提示安裝SaaS視頻會(huì)議的客戶端。這些安裝工作都是由SaaS視頻會(huì)議產(chǎn)品運(yùn)營(yíng)商所構(gòu)網(wǎng)頁(yè)中自動(dòng)提示用戶安裝的，安裝過程就如同在自己的計(jì)算機(jī)上安裝普通的Windows軟件一樣簡(jiǎn)單。
當(dāng)上述試用SaaS視頻會(huì)議的準(zhǔn)備工作完成后，我連同白灑廠的黃廠長(zhǎng)，以及每個(gè)分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人一起，參與了一場(chǎng)模擬的遠(yuǎn)程視頻會(huì)議。在這場(chǎng)模擬的遠(yuǎn)程視頻會(huì)議過程中，5個(gè)分支機(jī)構(gòu)與總部之間分別進(jìn)行了發(fā)言、一起查看文件和完成一項(xiàng)協(xié)作任務(wù)等工作，發(fā)現(xiàn)所試用的這款SaaS視頻會(huì)議在整個(gè)會(huì)議過程中，圖像非常清晰，沒有出現(xiàn)圖像和聲音不同步的現(xiàn)象，而且，所有以前需要見面才能完成的工作都能通過視頻會(huì)議的方式解決。更重要的是，這種SaaS方式的視頻會(huì)議，只需要企業(yè)每月支付不到100元的使用費(fèi)用，就可以每月不限時(shí)間、不限次數(shù)地隨時(shí)隨地進(jìn)行視頻會(huì)議了。
回頭看看，好處多多
在對(duì)SaaS視頻會(huì)議產(chǎn)品進(jìn)行具體的模擬試用后，黃廠長(zhǎng)對(duì)此感到非常的滿意，并且立即與這家SaaS運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行了洽談，然后與他們簽訂了使用合同。
在使用SaaS方式的視頻會(huì)議一個(gè)月以后，黃廠長(zhǎng)打電話來向我表示感謝。他告訴我，在他們使用SaaS視頻會(huì)議的這一個(gè)月中，發(fā)現(xiàn)這種會(huì)議模式給他們帶來了許多意想不到的好處：
1、 為企業(yè)節(jié)省了大量的成本。公司再也不需要支付每月2萬元左右的會(huì)議開銷，而且節(jié)省了自己購(gòu)買視頻會(huì)議硬件和軟件的成本，以及節(jié)省了后期管理和維護(hù)視頻會(huì)議設(shè)備的成本，因?yàn)樗泄ぷ鞫加蒘aaS視頻會(huì)議運(yùn)營(yíng)商完成了。這樣一來，企業(yè)每月僅僅只需為此支出幾百元的費(fèi)用。
2、 SaaS視頻會(huì)議方式非常容易使用，任何人不需要進(jìn)行培訓(xùn)就可以很快掌握它的使用方法。
3、 SaaS視頻會(huì)議方式非常靈活，就算負(fù)責(zé)人在其它位置，不在辦公室，只要能連接互聯(lián)網(wǎng)，就可以通過筆記本電腦上的攝像頭、音箱和耳機(jī)隨時(shí)隨地進(jìn)行視頻會(huì)議。
4、 選擇SaaS視頻會(huì)議提供的功能非常豐富，包括電子白板、文檔共享、文件共享、協(xié)同瀏覽、桌面共享、應(yīng)用程序共享、電子投票、電子舉手、議程安排等，加速和提高了交流溝通的效率。
5、 SaaS視頻會(huì)議廣度可擴(kuò)展性高，在提供視頻會(huì)議的同時(shí)，公司還用它進(jìn)行員工遠(yuǎn)程培訓(xùn)，以及完成與遠(yuǎn)程新客戶、重要客戶的洽談會(huì)，真可謂一舉兩得。而且，以后公司增加分支機(jī)構(gòu)，只需要重要申請(qǐng)更多的用戶就可以與現(xiàn)在的視頻會(huì)議相集成。
6、 使用SaaS視頻會(huì)議后，加快了企業(yè)對(duì)產(chǎn)品銷售的決策速度，提高了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
上述這些都在說明，對(duì)于像黃廠長(zhǎng)這樣的生產(chǎn)白酒的中小企業(yè)，由于存在外地分支機(jī)構(gòu)，且每月相互之間需要進(jìn)行開會(huì)討論，加上企業(yè)目前資金預(yù)算相對(duì)不是太充裕，那么，選擇SaaS視頻會(huì)議是一個(gè)最好的解決方法。
不管怎么說，中小企業(yè)如果能夠清楚地認(rèn)識(shí)自己在信息化方面的需求，并按照本文給出的流程去了解當(dāng)前的SaaS市場(chǎng)，選擇相應(yīng)的SaaS產(chǎn)品去試用，就一定會(huì)知道SaaS方式的信息化應(yīng)用是否真的適合自己。一旦企業(yè)在試用中了解到SaaS完全能夠滿足企業(yè)的當(dāng)前需求，那么，我相信它一定是選擇它的中小企業(yè)在信息化應(yīng)用方案中最節(jié)省成本的方式之一。
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